Organisasi dan Manajemen

Organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan sendirian, dengan bekerja sama individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang apabila dikerjkan seorang diri tidak akan tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier yang penting.

Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka. Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi dengan orientasi laba seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa (baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang tidak berorientasi laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah, sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.

Apapun bentuk organisasi itu diperlukan usaha-usaha untuk mengelola kegiatan dan orang-orang maupun unsur lainnya yang ada didalam organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik.

Bentuk-Bentuk Organisasi

1.      Organisasi Garis (oleh : Henry Fayol)

Organisasi yang paling sederhana dan sudah sangat tua. Digunakan di kalangan militer dengan karyawan yang masih sedikit dan saling kenal. Spesialisasi pekerjaannya pun belum terlalu tinggi.

2.      Organisasi Fungsional (oleh : F.W. Taylor)

Pimpinan-pimpinan yang ada, tidak memiliki bawahan yang jelas, karena setiap pimpinan mempunyai wewenang untuk memberikan komando selama masih ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

3.      Organisasi Staf dan Garis (oleh : Harrington Emerson)

Biasanya dipakai pada organisasi yang besar dengan daerah kerja yang luas dan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki tenaga staf atau tenaga ahli lebih dari satu untuk memberikan nasihat atau saran.

4.      Organisasi Staf dan Fungsional

Organisasi staf dan fungsional merupakan organisasi gabungan antara staf dan fungsional. Memiliki kelebihan dan kelemahan seperti organisasi staf dan organisasi fungsional.

Pentingnya mengenal Organisasi

1.      Terciptanya hubungan yang baik antar anggota.

2.      Setiap anggota telah mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Spesialisasi dalam melaksanakan tugas.

Prinsip-Prinsip Organisasi

Prinsip dari organisasi menawarkan petunjuk untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas struktur organisasi. Dengan kata lain, prinsip-prinsip ini adalah kriteria dari proses organisasi yang efisien. Pakar manajemen menyebutkan, statement khusus terkait dengan prinsip organisasi dalam manajemen. Beberapa prinsip organisasi itu antara lain :

Kesatuan Tujuan.

Divisi Kerja dan Spesialisasi.

delegasi Kewenangan/

Koordinasi.

Kesatuan Komando.

Fleksibilitas.

Sederhana.

Rentang Kendali.

chain of Command.

Prinsip Pengecualian.

Wewenang dan Tanggung Jawab.

Efisiensi.

Keseimbangan yang Wajar.

Pemisahan fungsi lini dan staf.

Manajemen adalah proses untuk mengelola sumber-sumber organisasi. Ada dua pemegang kepentingan yang bisa mempengaruhi organisasi, baik secara langsung maupun tidak secara langsung, yaitu kekuatan Sistem Internal dan Lingkungan Eksternal 

Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi:

1.       Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.

2.       Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.

3.       Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.

  

Fungsi Manajemen

Perencanaan (planning).

Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

Pengorganisasian (organizing).

Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.

Memimpin (leading)

Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.

Pengendalian (controlling).

Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.

Peranan Manajer Dalam Organisasi

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari seorang manajer memegang beberapa peranan untuk mencapai tujuan organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut 

1). Peran interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.

   a. Peranan figure bapak (Figurehead)

Simbol pemimpin perusahaan; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan social, contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para pengunjung, penandatanganan surat resmi.  

b. Peranan Pimpinan (Leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan yang melibatkan bawahan.

c. Peranan Penghubung (Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung pihak dalam, contoh : membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar, yang melibatkan puhak-pihak luar.

2) Peran informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi dan juru bicara.

a. Memantau (Monitor)

Manajer selalu aktif mencari informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh membaca terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.

b. Penyebar (Disseminator)

Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh : Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi; menelpon untuk meneruskan informasi.

c. Jurubicara (Spokesman)

Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh : menyelenggarakan rapat dewan, memberikan informasi ke media.

3). Peran pengambil keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat kesempatan yang ada.

a. Kewirausahaan (Entrepreunership)

Manajer mengambil keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha dll, contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau rancangan proyek perbaikan.

b. Pengendali gangguan (Disturbance Handler)

Manajer diharapkan bisa menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh : mengorganisasikan strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan kritis.

c. Pengalokasi sumberdaya (Resource Allocator)

Manajer harus mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien, contoh : penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.

d. Perunding (Negotiator)

Manajer melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan, contoh : berperan serta dalam perundingan kontrak serikat pekerja.

(cr: http://siswanto.blog.mb.ipb.ac.id/management/organisasi-manajemen/https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/)